در ساخت و بهینه سازی سیستم های مدیریت کیفیت (QMS) ، شایستگی پرسنل به عنوان سنگ بنای اساسی عمل می کند. بند 7.2 از ISO 9001:استاندارد 2015 به طور صریح الزامات سازمانی را در مورد شایستگی پرسنل مشخص می کند، اطمینان از حفظ کارکنان با مهارت و دانش کافی برای پاسخگویی به نیازهای مشتری، افزایش رضایت و در نهایت دستیابی به اهداف کیفیت.این مقاله عناصر اصلی ISO 9001 را بررسی می کند:2015 بند 72، استراتژی های پیاده سازی، و چگونگی مدیریت مهارت های موثر ایجاد سیستم کیفیت استثنایی است.
بند 7.2 "توانایی" جزء اصلی مدیریت منابع انسانی در این استاندارد است و بر این تاکید دارد که سازمان ها باید شناسایی، ارزیابی، توسعه،و حفظ صلاحیت های کارکنان برای اجرای موثر وظایف مربوط به QMSاين بند چند مورد اصلي را تدوين مي کند:
- سازمان ها باید موقعیت های حیاتی را برای اثربخشی QMS شناسایی کنند.
- تعاریف دقیق سطح دانش، مهارت و تجربه مورد نیاز
- الزامات صلاحیت باید با اهداف کیفیت، ویژگی های محصول/خدمات و انتظارات مشتری مطابقت داشته باشد.
- ارائه آموزش مناسب و فرصت های تجربی
- اجرای اقدامات اصلاحی برای شکاف های صلاحیت (آموزش، راهنمایی یا تنظیم نقش)
- ایجاد مکانیسم های ارزیابی قوی برای بررسی دستیابی به صلاحیت
- توسعه برنامه های عملی هدفمند برای کمبودهای شناسایی شده
- راه حل های عملیاتی از جمله آموزش داخلی / خارجی، برنامه های مربیگری یا تغییرات در جریان کار
- اطمینان از اقدامات موثر در برطرف کردن شکاف های شایستگی و افزایش ظرفیت
- ارزیابی منظم ابتکارات توسعه شایستگی
- استفاده از معاینات، بررسی عملکرد، بازخورد مشتری و حسابرسی داخلی
- تنظیم استراتژی های ناکارآمد برای دستیابی به سطوح مطلوب شایستگی
- نگه داشتن سوابق نشان دهنده انطباق با بند 72
- مدارک شامل توضیحات شغل، سوابق آموزش، گزارش های ارزیابی و برنامه های عملی
- اطمینان از دقت، کاملی و دسترسی به سوابق
مدیریت شایستگی به طور حیاتی بر اثربخشی سیستم کیفیت تاثیر می گذارد، که به طور مستقیم بر کیفیت محصول / خدمات، رضایت مشتری و عملکرد سازمانی از طریق چندین مکانیسم تأثیر می گذارد:
- بهبود کیفیت:پرسنل صلاحیت دار، نیازمندی های سیستم مدیریت کیفیت را بهتر درک می کنند و آن را اجرا می کنند، در حالی که فرآیندها را بهبود می بخشند، خطاها و نقص ها را کاهش می دهند.
- رضایت مشتری:کارکنان ماهر نیازهای مشتری را به درستی تفسیر می کنند، محصولات / خدمات برتر را ارائه می دهند و شکایات را به طور موثر حل می کنند
- کاهش هزینه:استفاده کارآمد از منابع به حداقل رساندن ضایعات منجر می شود، در حالی که پیشگیری از کیفیت هزینه های بازسازی و تعمیر را کاهش می دهد
- بهبود مستمر:کارکنان واجد شرایط به طور فعال پیشنهادات بهبود را ارائه می دهند و به طور موثر بهبود را اجرا می کنند
- مزیت رقابتی:نیروی کار ماهر باعث افزایش نوآوری و سازگاری می شود و رهبری بازار را حفظ می کند
سازمان ها باید از طریق این مراحل کلیدی، سیستم های جامع مدیریت صلاحیت را در عملیات روزانه خود ادغام کنند:
ایجاد مدل هایی که دانش، مهارت و رفتار مورد نیاز برای هر نقش را مشخص می کنند، با اهداف استراتژیک و الزامات QMS هماهنگ می شوند.
ارزیابی توانایی های کارکنان موجود از طریق ارزیابی های خود، بررسی های نظارتی، بازخورد همکار و ارزیابی های 360 درجه برای شناسایی شکاف ها.
طراحی برنامه های فردی با اهداف یادگیری خاص، محتوا، روش ها و جدول زمانی، با پشتیبانی از منابع مناسب.
اجرای دوره های آموزشی، کارگاه ها، یادگیری الکترونیکی، راهنمایی و چرخش شغل متناسب با نیازهای فردی و سبک های یادگیری.
به طور مرتب اثربخشی توسعه را از طریق آزمایش، معیارهای عملکرد، بازخورد مشتری و حسابرسی های داخلی ارزیابی کنید و در صورت لزوم رویکردها را تنظیم کنید.
به طور مداوم مدل ها را به روز کنید، فرصت های یادگیری مداوم را فراهم کنید و سیستم های مدیریت دانش را برای حفظ تخصص حیاتی ایجاد کنید.
سازمان ها می توانند از ابزارهای مختلفی برای افزایش کارایی مدیریت صلاحیت استفاده کنند:
- فرهنگ لغت هاي تخصصي:مرجع استاندارد که صلاحیت ها را با شاخص های رفتاری تعریف می کند
- مراکز ارزیابی:ارزیابی های جامع با استفاده از سناریوهای شبیه سازی شده کار
- 360 درجه بازخورد:ارزیابی های چند منبع از سوی ناظران، همکاران، افراد تابع و مشتریان
- تجزیه و تحلیل نیازهای آموزش:شناسایی سیستماتیک شکاف مهارت ها از طریق بررسی ها، مصاحبه ها و داده های عملکرد
- سیستم های مدیریت یادگیری (LMS):پلتفرم های نرم افزاری برای مدیریت و پیگیری برنامه های آموزشی
توسعه شایستگی ها به عنوان یک جزء حیاتی از بهبود مستمر به صورت زیر عمل می کند:
- ادغام اهداف صلاحیت در سیستم های مدیریت عملکرد
- استفاده از نتایج ارزیابی برای بهبود برنامه های آموزشی
- ایجاد سیستم های مدیریت دانش برای یادگیری سازمانی
- تشویق مشارکت کارکنان در ابتکارات بهبود کیفیت
- بررسی منظم اثربخشی سیستم مدیریت صلاحیت
سازمان ها ممکن است با چندین چالش پیاده سازی روبرو شوند:
راه حل:نشان دادن ارزش استراتژیک مدیریت صلاحیت برای تضمین تعهد رهبری.
راه حل:مزایای آن را به وضوح اعلام کنید و مشارکت فعال را تشویق کنید.
راه حل:اولویت گذاری در سرمایه گذاری در نقش ها و عملکردهای حیاتی.
راه حل:انتخاب ابزار ارزیابی مناسب و اطمینان از فرآیند بی طرفانه.
راه حل:رویکردهای یادگیری را با نیازهای فردی متناسب کنید و پشتیبانی مداوم را ارائه دهید.
یک شرکت تولیدی که از کاهش کیفیت محصول رنج می برد، مدیریت صلاحیت را با نتایج قابل توجهی اجرا کرد:
- مدل های تخصصی توسعه یافته برای اپراتورها، بازرسان و مهندسان
- ارزیابی مهارت های انجام شده که کمبودهای گسترده ای را نشان می دهد
- اجرای برنامه های آموزشی هدفمند، راهنمایی و چرخش شغل
- نظارت بر پیشرفت از طریق آزمایش و معیارهای کیفیت
- بهبود قابل اندازه گیری در قابلیت های کارکنان و کیفیت محصول
ISO 9001:2015 بند 7.2 صلاحیت را به عنوان یک نیاز اساسی QMS تعیین می کند. مدیریت صلاحیت موثر سازمان ها را قادر می سازد تا کیفیت را افزایش دهند، هزینه ها را کاهش دهند،و تقویت رقابتدر محیط کسب و کار امروز، توسعه و حفظ مهارت های نیروی کار، یک عامل حیاتی برای موفقیت پایدار است.